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¿Por qué los PPT ya no impactan 

a nadie, según Jeff Bezos?

Para el fundador de Amazon y propietario de The Washington Post,
los PPT no permiten analizar ni interiorizar las buenas ideas.

Jeff Bezos instauró este estilo de trabajo desde el año 2003 y lo hizo oficial en 2004 con un e-mail.

Lima, 04.06.18 / 12:00

El fundador y CEO de Amazon, Jeff Bezos, nunca ha sido un amante de las presentaciones en PowerPoint. Desde hace varios años, cada vez que un colaborador de Amazon propone una idea para discutir, se le pide que estructure sus argumentos utilizando un formato similar al memorando, en el que se desarrolle la propuesta  entre cuatro a seis páginas. Entre los colaboradores de Amazon, este documento se conoce como “narrativa”. El ejercicio consiste en compartir el escrito con el equipo, que pasará los primeros 20 minutos leyendo el memorando.

Después de eso, el presentador responderá las preguntas que surjan de parte de sus compañeros. Para Bezos, promotor de esta práctica desde 2004, se trata de un ejercicio que somete a todos al análisis profundo y cuidadoso de cada nueva propuesta.

Todo comenzó de forma oficial el 9 de junio de 2004, el día que Bezos le envió un e-mail a su equipo de líderes senior, más conocido como el STeam, cuyo asunto señalaba de forma enfática: “No powerpoint presentations from now on at Steam”. En este mensaje, el CEO de Amazon explicaba que el texto narrativo bien estructurado transmite más mensajes que un simple PPT con ideas sueltas. Por otro lado, era enérgico al señalar que un texto en Word lleno de ‘bullets’ era tan malo o peor que un PPT. Para este ejecutivo visionario, comparado por algunos con Steve Jobs, construir una propuesta en formato de “narrativa” obliga a la persona a pensar cada palabra, ya que no tendrá como soporte fotos, videos o viñetas. Eso será clave para pensar mejor y comprender qué es más importante en términos de argumentos.

En cambio, explicaba en el e-mail, las presentaciones al estilo PPTdejan pasar por alto las ideas, aplanan cualquier sentido de importancia relativa e ignoran la conexión interna de las ideas”. “No hacemos presentaciones de PowerPoint (u otras presentaciones orientadas a diapositivas) en Amazon. En cambio, escribimos memorandos de seis páginas narrativamente estructurados. Leemos silenciosamente uno al comienzo de cada reunión en una especie de sala de estudio”, escribió Bezos en su carta anual a los accionistas de Amazon, que se publicó el pasado miércoles 18 de abril, porque estos, como dijo antes, no transmiten suficiente información. En cambio, un artículo bien escrito le permite a uno comunicar sus pensamientos de manera más efectiva. Para algunos trabajadores, los simples memos se convierten en oportunidades para innovar.

REUNIONES MÁGICAS
Por ejemplo, Brad Porter, Vicepresidente e Ingeniero de Robótica en Amazon, que trabaja en esta empresa desde 2007, señala en un artículo suyo publicado en su cuenta de LinkedIn: “El tipo tradicional de reunión corporativa comienza con una presentación en PPT. Alguien se levanta frente a la sala y presenta una presentación en PowerPoint o algún tipo de presentación de diapositivas. En nuestra opinión, obtienes muy poca información, obtienes viñetas. Esto es fácil para el presentador, pero difícil para el público. Y, en cambio, todas nuestras reuniones están estructuradas en torno a un memorando narrativo de 6 páginas. Si tienes una presentación PPT tradicional, los ejecutivos interrumpen. Si lees la nota completa de 6 páginas, en la página 2 tienes una pregunta, pero en la página 4 esa pregunta es respondida”, escribió en 2015. 

Para él, era frustrante no tener todos los datos a la hora de oír un PPT, que más parece el resumen de un trasfondo mucho más amplio. En cambio, en la “narrativa”, está todo resuelto. No obstante, escribir un buen texto basado en evidencia, en seis páginas, es un trabajo complejo. La precisión cuenta y puede ser difícil resumir un negocio complejo en tantas páginas. Por esa razón, los equipos trabajan durante horas preparando el documento para revisiones sumamente precisas. Sin embargo, gracias a esa forma de trabajo, el equipo a cargo de la redacción del memorando comprende realmente su objetivo, recopila datos y analiza los principios operativos, mientras no pierde de vista lo importante que será comunicar la información de forma clara. Por otro lado, se trata de un documento que le permite a los ejecutivos seniortoma de decisiones más rápido.

El mismo Bezos reconoció el desafío, en una cita para la web Observer: “No es sorprendente que la calidad de estos memorandos sea muy variada”, escribió. “Algunos tienen la claridad de los ángeles cantando. Son brillantes y atentos y organizaron la reunión para una discusión de alta calidad. A veces entran al otro lado del espectro”.

Para preparar un documento potente, según el estándar de Bezos, se necesita como mínimo una semana. “Los grandes memorandos se escriben y reescriben, se comparten con colegas a los que se les pide que mejoren el trabajo, se reservan para un par de días y luego se editan de nuevo con una mente fresca. Simplemente no se pueden hacer en uno o dos días”, apuntó Bezos. Para este ejecutivo, es la revisión forzada, la mejora y la validación, lo que obliga al trabajador a hacer un memorando memorable.

5 VENTAJAS DE LOS MEMORANDOS SEGÚN BEZOS

1. Silencio: La reunión realmente comenzará en silencio, ya que todos están obligados a leer y concentrarse en el contenido Es parte de la dinámica y todos deben hacerlo.

2. Análisis: Cada participante puede tener su propia manera de digerir y asimilar la información, por lo que es posible tomar notas mientras se revisa el documento.

3. Enfoque: A diferencia de los PPT, en el caso de los documentos, la discusión se centra en la propuesta, en sus argumentos y en el análisis de su puesta en marcha.

4. Precisión: Tras la lectura, cada participante hace preguntas cada vez más agudas, convirtiendo la reunión en un desafío intelectual desafiante para el presentador.

5. Calidad: Como la data es clave, los presentadores comparten información sumamente clave para sustentar sus proyectos, por lo que vale la pena escuchar el informe.

Sin duda, la visión de Bezos contradice lo que hacen todos los días millones de ejecutivos en el mundo, tanto dentro de sus empresas como en eventos públicos, en los que la presentación en PPT es la única forma posible de comunicación. No obstante, para reuniones con equipos relacionados a temas de innovación o nuevos negocios, probablemente habría que analizar tomar estas recomendaciones en cuenta. Pero, teniendo en cuenta que cada vez que el mismo Bezos escribe su memorando para comunicarse con su equipo, se esperaría que el primero en desarrollar esta propuesta sea el mismo CEO, escribiendo el mismo su “narrativa”. ¿Están listos para el reto?

cortesia: https://elcomercio.pe/especial/zona-ejecutiva/negocios/que-ppt-ya-no-logran-impactar-segun-jeff-bezos-noticia-1993384?utm_source=elcomercio&utm_medium=Widget-UPC&utm_campaign=ZONA-EJECUTIVA